如何捍卫文档安全 节约办公成本提高效率？

--理光IC卡文档管理解决方案重磅出击

　　当今时代，企业的商业机密早已换化成了具体的数字载体，例如，人事相关文件和财务的文件，营业的客户信息还有设计?开发资料等等。据日本网络安全协会披露的安全事故调查报告书中显示，55.5％的信息安全是由纸张引起的信息泄露。在清醒认识到商业泄密给企业带来的严重危害之后，如何确保信息的安全，是众多企业不得不面对的课题。与此同时，随着彩色打印日渐普及，企业的打印成本也逐日增加，如何在全球经济低迷的情况下，控制运营成本也是摆在众多企业面前的一大难题。作为全球知名办公设备制造商，理光的IC卡文档管理解决方案，将IC卡应用到企业文档管理中，通过权限设置，改善文档管理模式，不仅提高了企业文档管理的安全性，同时帮助企业大幅削减办公成本。

　　卡式管理，捍卫文档安全

　　据理光调查显示，机密外泄主要来自以下几个途径，外部人员的随意进出；文档的随意打印；机密文档的随意置放等。2010年5月29日，沸沸扬扬的力拓案终审定音。而实际上，此次力拓案暴露的商业机密问题，只是冰山一角。此前“浙江凯恩纸业技术失窃案”“贵州某国企五名技术骨干携机密技术转投新东家案件”、“广东某化工实业有限公司涉嫌纳米技术外泄案”、“山东某机械制造集团图纸失窃案”等等，都给当事企业造成难以估量的损失。

　　理光的IC卡文档管理解决方案，能够将办公设备结合到企业的门禁系统方案，使用现有的门禁卡、考勤卡就可以实现对数码复合机的管理，不需要额外的卡片投资。借助理光的IC卡文档管理解决方案，企业可以有效控制访问权限，在使用复合机前，使用者必须刷卡，借此可以有效防止外来人员的非法使用；而对于公司内部员工，也可以通过权限分级，进行使用功能的限制，和打印张数的限制，防止企业机密信息的外泄。而在文档输出前，员工也必须刷卡，不刷卡文档便不会输出，有效防止因忘记，而任由打印物随意放置造成的文档遗失，机密文档被偷窥引发的信息外泄。

　　运行成本最多可减少30%

　　理光的IC卡文档管理解决方案，能够对企业内部起到“控制不必要的打印使用”“抑制私用输出”的作用，运行成本最多可减少30%。

　　理光的IC卡文档管理解决方案可以按照部门和个人设定“使用功能限制”和“彩色黑白权限限制”。对复印、打印、扫描、FAX、彩色、黑白等功能，按照机能别设定为「可使用」和「禁止使用」，对可以使用的张数设定「使用张数上限」。这样的话，对于业务中无需彩色输出的人，可以设定成[禁止使用]、、从而防止不必要的运行成本的增加。

而　　对于很多企业面临的发出错误打印指令，和员工不及时取走相关文档，造成文档丢失，需要“重复打印”造成的输出浪费，理光的卡式文档管理解决方案都能有效解决。使用理光的IC卡文档管理解决方案，打印的作业会先被保存在MFP的硬盘中，直到刷卡后才会输出。进行刷卡认证的时候，选择[屏幕操作]，作业会被显示出来，然后选择[打印]或者[删除]选项，这样就可以在需要的时候对文件进行打印，有效减少了错误打印、重复打印造成的损失，还可以对打印文档进行更改，比如打印份数、彩色改黑白、双面等。

　　对于很多已经使用彩色打印管理的客户，随着每个月使用量的增加，浪费的倾向也日益增大。导入理光的IC卡文档管理解决方案，即便是彩色输出，也可以做到低成本。

　　快捷的文档管理方案

对于一直在使用部门编号和手动输入密码来进行部门管理的客户来说，使用IC卡认证方便快捷，使用起来没有任何压力。而且改变了以往需要通过张贴纸张、发邮件督促、在公司公告板上提醒等方式想唤起员工在使用复合机时注意节约的文档管理模式。

文档漫游打印实现零等待

使用者取打印件时，如遇设备被人占用或故障时，无需等待由其它设备刷卡实现漫游打印输出，提高工作效率。

　　理光的IC卡文档管理解决方案，从企业的工作流程出发，革新了文档管理模式，帮助企业走向节约安全高效的现代管理。